Especialización Gerencia de Proyectos
El término proyecto hace referencia al esfuerzo que se hace una sola vez para crear un producto o servicio y obtener así un resultado. Los procesos, por el contrario, son esfuerzos que se repiten constantemente. El origen de la gerencia de proyectos se da de la ingeniería civil ya que en los proyectos de construcción debe haber un plan muy riguroso en el manejo de los tiempos de inicio y fin de las obras, así mismo se deben identificar los materiales de construcción y los recursos financieros, de personal, de infraestructura y tenerlos listos en el momento que se requieren.
El éxito del proyecto depende del cumplimiento en los tiempos, optimización de recursos, administración del riesgo y calidad en el producto o servicio final.
La gerencia de proyectos surge desde la década del 60 con una ola en el desarrollo gerencial, en la gestión de proyectos aplicados a la organización; a lo largo de este tiempo se han creado diversas asociaciones encargadas de analizar y recopilar las mejores prácticas en proyectos y metodologías como International Project Management Association, IPMA; Project Management Institute, PMI; Project Management Forum, PMF; PRINCE; Goal Directed Project Management, GDPM, entre otras.
Gracias a estas asociaciones se han podido crear estándares internacionales muy rigurosos que acogen las mejores prácticas en gestión de proyectos para minimizar los errores más usuales como son: sobrepasar las fechas límite, no tener recursos suficientes, cambiar el alcance, cambiar de estrategia, no tener claridad ni en los objetivos, ni en los resultados esperados y así mismo no estar claros en el presupuesto, en el soporte, en la comunicación, en la motivación y en el patrocinio.
La gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar los recursos, de manera que un
proyecto sea completado plenamente dentro de las limitaciones de alcance, tiempo y coste que fueron
establecidos a su inicio. Administrar un proyecto requiere de una ideología distinta, así como de unas
habilidades y competencias determinadas. Es decir, la gerencia de proyectos consiste en disponer nuestro pensamiento para seguir un método con base a una organización y unas normas definidas.
Esta disciplina puede aplicarse a todo tipo de proyectos y puede mejorarse a través de herramientas
tecnológicas. Hoy es muy frecuente que la gestión en las empresas se realice por proyectos y no por procesos y esta disciplina es una de las más poderosas herramientas de gestión creadas hasta hoy.
La Gestión de Proyectos surge como el impulso a la estrategia de una empresa que quiere
progresar, innovar e ir adaptándose a un entorno en el que es indispensable identificar bien
las necesidades del cliente y así mismo alcanzar el objetivo del proyecto, para lograr conceder a dicho consumidor su producto o servicio en tiempo, coste y con la calidad requerida. Si los proyectos se gestionan adecuadamente se cumplirán los objetivos de cada uno y al mismo tiempo los estratégicos de la empresa.
Actualmente las empresas están realizando cambios hacia unos modelos más estrictos de competitividad, calidad y agilidad en la gestión, estos cambios se están llevando acabo por medio de una tendencia de manejo de las actividades empresariales por medio de la gestión de proyectos. Según la encuesta mundial sobre el grado de madurez de las organizaciones en gerencia de proyectos, realizada por PriceWaterhouseCoopers entre 198 funcionarios de primer nivel en empresas del mundo.
El 26% de las empresas desarrolla más de 100 proyectos anuales y 15% entre 50 y 100 proyectos, y más del 68% tiene una metodología de gerencia de proyectos en cambios tecnológicos, mejoramiento, estrategia, construcción, investigación y desarrollo de software y productos.
La dinámica de gerencia de proyectos triunfa cuando al menos una parte de la compañía se rige por estos, “es un modelo que permite aumentar la eficiencia en términos de tiempos de ejecución, alcance, especificaciones de calidad, beneficios y costos, acorde con el presupuesto aprobado”. Afirma Germán Bernate, presidente del Project Management Institute, capítulo Colombia (PMI).
Un gerente de proyectos es el responsable de planificar, ejecutar y cerrar adecuadamente estos planes, es decir, es clave para el éxito de los proyectos, siendo el encargado de gestionar las restricciones del mismo: el alcance, la calidad, el tiempo, los costos, los riesgos y la satisfacción del cliente tanto interno como externo.
Dentro de sus tareas principales se encuentran:
Definición y presentación del proyecto: El Gerente de Proyecto tiene un rol de intermediario entre la gerencia y los responsables de las tareas y debe participar en la definición del proyecto y en la presentación de sus etapas.
Planificación: Una vez definida la presentación deberá pasar a la planificación, momento clave en donde se definen fechas, plazos, responsables, recursos y costos.
Establecer los objetivos: El Gerente de Proyecto debe definir los objetivos en función de la petición del directorio o cliente.
Supervisión de tareas: El Gerente de Proyecto debe estar al tanto de cada tarea y al mismo tiempo medir la evolución y el desempeño de los responsables. Es su deber detectar los riesgos, ya que gran parte del éxito o fracaso de los proyectos depende del grado de supervisión.
Implementación de soluciones o cambios: El Gerente de Proyecto debe decidir cuándo y cómo intervenir en el proceso. Es fundamental que tenga la capacidad de gestionar los recursos, implementando cambios y soluciones. Esto exige contar con la capacidad de evaluar con criterio y de forma constante el avance del proyecto.
La gerencia de proyectos es fundamental para identificar todas las responsabilidades funcionales de cara al cumplimiento de la misión de la empresa, asegurándose que todos los miembros de la organización conozcan cual es la suya, esto para tener una coordinación más óptima de los diferentes recursos, internos y externos.
Esta disciplina establece unos objetivos globales más allá de los enfoques particulares de cada grupo, departamento o área, aportando una visión de conjunto y mejora a la comunicación en la empresa, que permitirá compartir conocimientos entre los diversos departamentos con el fin de proporcionar información a la Gerencia y reducir la necesidad de que todos los miembros del equipo estén realizando informes continuamente.
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