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[Píldora jurídica] La EIA contrata eficiente
Definir el término contrato podría llegar a ser algo complejo, pero podríamos simplificarlo afirmando que, es aquel acuerdo de voluntades en el cual, el yo presente obliga al yo futuro a cumplir con las obligaciones adquiridas; por lo tanto, nos encontramos frente a un acto realizado por un individuo existente, que es plenamente capaz, consciente de sus capacidades y alcances, el cual ha decidido comprometerse con otro para cumplir ciertas obligaciones en el futuro. Así pues, es fundamental tener absoluta certeza de la capacidad de las partes para cumplir con lo pactado, pues de no ser así, podríamos incurrir en incumplimientos, los cuales derivarían en mayores costos para la EIA, y no solo económicos sino reputacionales.
Para contratar se debe recorrer un largo camino, no solo se trata de elaborar un documento y que este sea firmado por las partes. Por esto, queremos exponer una serie de recomendaciones que ayuden a todos los empleados, administrativos y profesores que intervienen en el proceso de contratación de la universidad, a navegar por este camino de la mejor manera. Por lo anterior, recomendamos tener en cuenta:
En la etapa precontractual:
- Asegúrese que la persona con la que usted va a contratar cuente con capacidad para ejecutar las obligaciones pactadas, es decir, que cuente con la experticia, los recursos técnicos, humanos, económicos y legales, para desarrollar la tarea, así mismo, que no se encuentre reportado en listas de lavado de activos y financiación del terrorismo.
- Tenga claro los montos máximos autorizados por la EIA para contratar.
- Solicite una oferta al proveedor o contratista de manera escrita, con fechas de vencimiento claras, y nunca manifieste la aceptación de una oferta sin antes tener autorización de la Dirección Financiera. Recuerde que romper intempestivamente una negociación podría acarrear sanciones para la universidad.
- Realice la inscripción del proveedor al área financiera y solicite la elaboración del contrato a la Jefatura Jurídica.
- Recuerde que las únicas personas facultadas para comprometer a la EIA son los representantes legales inscritos en el Certificado de Existencia y Representación Legal.
En la etapa contractual:
- Haga seguimiento a los cronogramas de entrega y a los servicios contratados, en caso de incumplimiento, notifíquelo de inmediato la Jefatura Jurídica de la EIA.
- Si el contrato implica ejecución de actividades al interior de las sedes de la EIA por parte del contratista o proveedor, solicite el cumplimiento de las afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social, pues de no contar con dicha afiliación no podrán ingresar.
- Verifique la calidad y cantidad de los productos, y notifique si se hace necesario realizar reclamaciones por garantía.
- Una vez finalizado el contrato, haga un informe de cierre y realice una pequeña calificación de la calidad del proveedor o contratista.
Si su área requiere capacitación en el tema de contratación, no dude en solicitarla al correo victor.molina@eia.edu.co
JEFATURA DE ASUNTOS JURÍDICOS
Víctor Manuel Molina Saldarriaga
Analista de Asuntos Jurídicos
